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仕事の効率UPの考え方とおすすめ

仕事の効率を上げると、職場からの信用が上がります。

信用が上がるとその分昇給など出征も考えられます。

もし、職場で特に目標もない方は、この内容を熟してみてはいかがでしょうか?

 

仕事の効率を上げる目的

・時間を確保する

時間を確保する

時間を確保するとその分、別の時間に充てることが出来ます。
充てた時間で知識の向上や仕事量を増やすなど自由に使えます。

知識と出来る仕事が増えるのでその分、評価されます。

時間を確保する方法

・手書きの重要書類以外は入力と印刷にする。
・繰り返し入力は無くす(自動化する)
・移動する時間は出来るだけ省く。この3つを意識して取り組めば時間を確保できる。

 

手書きの重要書類以外は入力と印刷にする

相手先が手書きを指定している場合は従うしかありませんが、それ以外で手書きである必要がない物はどんどんデーター入力化しましょう。
特に同じような様式の場合、データーでテンプレート化しているとその分手間がなくなるので効率が良いです。
改善出来るものはどんどん提案していきましょう。

繰り返し入力は無くす(自動化する)

入力化した物の中には、様式が違うけど、内容が同じものがあります。それも一度の入力で複数の書類の作成が可能となるよう、工夫をしましょう。
中にはソフトウェアに投資をしないといけない物がありますが、コストは低いので会社に提案してみてはいかがでしょうか?
おすすめのソフトウェアは下記にて紹介します。

移動する時間は出来るだけ省く

事務所を複数管理している方など、テレワーク出来ることはそちらにしましょう。また、複数のパソコンを扱う人にはリモートアクセスする方法もあります。
どうしても現場に行く必要がないものは、こうした取り組みを行い、移動という無駄時間を無くしましょう。

おすすめのソフト

 

word・Excel・PDF ※手書きの重要書類以外は入力と印刷にする

様式のテンプレートは作っておきましょう。また、証明書類などは、プリンターからスキャンしてデータとして取り込んでおきましょう。
PDFでセット書類データーとして保存しておくと、ボタン一つで印刷など発行が可能になります。

ファイルメーカー ※繰り返し入力は無くす(自動化する)

データーベースを用い、顧客情報などを取り込んで置くと、その情報が必要な時に自動に入力できるシステムが簡単に作れます。
多少の知識は必要ですが、1か月もすればこだわらない限り、困ることがない程のスキルは身についています。

顧客情報を入力 →  契約書
→  注文書
→  注文請書
→  請求書
→  その他顧客情報を入力すると、その内容を扱うデーターを自動で入力し、一括印刷の設定もできる。
内容など細かな設定も出来るので、あらゆる書類作成はこれで簡単に管理可能になります。

同じ入力を繰り返す必要がなくなるので、大変おすすめです。
私も使っています。 ※ファイルメーカー18


Claris FileMaker Pro 19


Team Viewer ※移動する時間は出来るだけ省く

パソコンをリモートアクセス(遠隔操作)を簡単に出来るソフトです。設定も簡単でお進めです。リモート会議も可能ですが、オプションをつけると年間契約なので、その分高くなります。
一人での利用であれば「リモートアクセス」プランで十分です。また、プライベートでの利用に関しては無料なので家族間で利用もおすすめです。

小規模でリモート会議をするのであれば、Skypeのほうがコストが掛からないのでそちらをお勧めします。

Skype ※移動する時間は出来るだけ省く

無料でネット電話が出来るので離れた方と会議するのに便利です。ネット回線があれば、何回でも、何時間でも無料なので大変おすすめです。
また、1対1での会議ではなく、グループを組めば複数人と会議が出来るので、将来的にはネット会議が主流になるかもしれません。

■画面共有はどちらもできる。
Team Viewerは相手側のパソコンを操作できる。
Skypeはできない■リモート会議
どちらも可能 ※Team Viewerは有料

 

まとめ

仕事の効率を上げる秘訣は「時間を確保できる仕組みを考える事」です。

どうすればもっと楽に作業ができるか。究極的は「必要最低限の体力で最高のパフォーマンスを発揮する環境」を構築する。

言い換えると「うまくサボれる人」です。

効率よく動き、余った時間を落ち着いて別のことに充てれる余裕があるので忙しそうに見えるどころか、暇そうにも見えますが、生産性が高いです。

真面目に一個ずつ仕事を終わらす事も悪くはありません。しかし、仕事量が増えると生き詰まります。

そうなると「うまくサボる」ことは非常に有能な行動です。

最終的に「仕事をこなすサボり魔」を目指すといいでしょう。

 

 

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